Product-as-a-Service: waarom betalen voor gebruik slimmer is dan bezit voor bedrijven

Als MKB-ondernemer of facility manager in Nederland staat u continu voor een spagaat: hoe kunt u verduurzamen zonder de kosten de pan uit te laten rijzen? De druk om circulair te worden neemt toe, maar de investeringen in duurzame bedrijfsmiddelen, van kantoormeubilair tot elektrische voertuigen, leggen een zware last op uw kapitaal. De gangbare oplossing lijkt vaak te liggen in het simpelweg ‘groener inkopen’, maar dit lost het onderliggende probleem van eigendom, onderhoud en afschrijving niet op.

Maar wat als de fundamentele vraag niet is *wat* u koopt, maar *of* u überhaupt nog moet kopen? Hier komt Product-as-a-Service (PaaS) in beeld. Dit model is veel meer dan een verkapte leaseconstructie; het is een fundamentele verschuiving in hoe we denken over waarde, gebruik en verantwoordelijkheid. Terwijl traditionele modellen focussen op de transactie van een product, focust PaaS op de prestatie en het resultaat. U betaalt niet voor de bureaustoel, maar voor een ergonomische werkplek. Niet voor de bestelbus, maar voor gegarandeerd transport.

Deze verschuiving van bezit naar gebruik heeft diepgaande implicaties die verder gaan dan een maandelijkse factuur. Het dwingt ons om te denken in Total Cost of Ownership (TCO) in plaats van aanschafprijs. Het verandert de dynamiek van uw balans, de logistieke processen en zelfs de relatie met uw klanten. Dit artikel duikt in de concrete, operationele consequenties van de overstap naar PaaS, en analyseert de strategische voordelen die het biedt voor bedrijven die wendbaar en toekomstbestendig willen zijn in de snel veranderende Nederlandse economie.

text

In dit artikel ontleden we de cruciale aspecten van Product-as-a-Service. We analyseren de contractuele verschillen met lease, de impact op uw klantrelaties, de logistieke uitdagingen en de financiële valkuilen en kansen.

Waarom is het contract bij « lease » anders dan bij « pay-per-use » voor kantoormeubilair?

Het cruciale verschil tussen een traditioneel leasecontract en een Product-as-a-Service (PaaS) overeenkomst zit niet in de maandelijkse betaling, maar in de allocatie van risico en de impact op uw bedrijfsbalans. Een leasecontract, met name financial lease, wordt boekhoudkundig vaak gezien als een vorm van eigendom. Volgens de IFRS 16-richtlijnen moet u de gebruiksrechten (het ‘Right-of-Use Asset’) en de leaseverplichting op uw balans activeren. Dit verhoogt uw schuldratio en beïnvloedt direct uw solvabiliteit en kredietwaardigheid.

PaaS, daarentegen, wordt doorgaans geclassificeerd als een operationele dienst. Omdat de leverancier eigenaar blijft en de volledige verantwoordelijkheid draagt voor onderhoud, reparatie en vervanging, boekt u de kosten als operationele uitgaven (OPEX). Dit heeft een aanzienlijk gunstigere balans-impact: het product verschijnt niet op uw balans, waardoor uw financiële ratio’s onaangetast blijven. Deze structuur biedt niet alleen meer financiële flexibiliteit, maar verschuift ook het risico van waardevermindering en schade volledig naar de leverancier.

De onderstaande tabel illustreert de fundamentele verschillen in contractuele en financiële impact, zoals vastgelegd in een analyse op basis van de IFRS 16 lease-standaarden.

Hoe verandert uw klantcontact als u het product niet verkoopt maar blijft beheren?

De overstap naar Product-as-a-Service is niet louter een financieel of operationeel besluit; het forceert een radicale transformatie van uw klantrelatie. U verschuift van een model gericht op eenmalige verkooptransacties naar een model gericht op continue waardecreatie en klanttevredenheid. Uw verkoopteam evolueert naar Customer Success Managers, wier primaire doel niet langer het sluiten van een deal is, maar het maximaliseren van het succes van de klant gedurende de gehele levenscyclus van de dienst.

Zoals Rob van Willigen, Commercial Advisor Product-as-a-Service bij ABN AMRO, het verwoordt:

Bij PaaS wordt een product als dienst door middel van een abonnementsvorm in de markt gezet. De gebruiker betaalt meestal een vast maandelijks bedrag waarbij zaken als onderhoud, vervanging en verzekering zijn inbegrepen

– Rob van Willigen, Commercial Advisor Product-as-a-Service bij ABN AMRO

Dit abonnementsmodel creëert een directe en doorlopende feedbackloop. Door het gebruik van IoT-sensoren (uiteraard AVG-compliant) kunt u realtime data verzamelen over hoe uw product wordt gebruikt. Deze data is goud waard. Het stelt u in staat om proactief onderhoud in te plannen, slijtage te voorspellen en, nog belangrijker, input te leveren aan uw R&D-afdeling voor de ontwikkeling van betere, duurzamere en efficiëntere producten. Uw Key Performance Indicators (KPI’s) verschuiven van verkoopvolume naar gebruikersadoptie, klantbehoud en Net Promoter Score (NPS). De klant is niet langer een eindpunt, maar een partner in innovatie.

Zelf ophalen of uitbesteden: wat is de logistieke uitdaging van circulaire modellen?

Een van de meest onderschatte complexiteiten van Product-as-a-Service is de logistiek. Waar traditionele verkoop eindigt bij de levering, begint bij PaaS een nieuwe, cruciale fase: reverse logistics, ofwel de retourlogistiek. Als eigenaar van het product bent u verantwoordelijk voor het ophalen, inspecteren, repareren, refurbishen en opnieuw in de markt zetten van uw assets. Dit vereist een compleet nieuwe logistieke infrastructuur en expertise, met name in de dichtbevolkte Nederlandse steden.

De keuze tussen zelf doen of uitbesteden is strategisch. Zelf de retourlogistiek beheren geeft maximale controle over de kwaliteit van het refurbishmentproces en de snelheid waarmee producten weer beschikbaar komen. Echter, het vergt aanzienlijke investeringen in wagenpark, opslag en gespecialiseerd personeel. Uitbesteden aan een gespecialiseerde logistieke partner kan efficiënter zijn, zeker voor de ‘last-mile’ in autoluwe binnensteden waar duurzame oplossingen zoals elektrische bakfietsen de norm worden. De ecologische voetafdruk van dit proces is eveneens een belangrijke factor. De impact van circulair inkopen is aanzienlijk; een RIVM-studie toont aan dat als de hele overheid 10% van haar meubilair refurbished aankoopt, er jaarlijks al 1.900 ton minder broeikasgassen wordt uitgestoten.

Het optimaliseren van deze retourstromen is de sleutel tot een winstgevend circulair model. Het gaat niet alleen om het transporteren van goederen, maar om het behouden van de waarde die in de producten is opgeslagen. Een efficiënte operationele verschuiving naar een geolied reverse logistics systeem bepaalt uiteindelijk de schaalbaarheid en het succes van uw PaaS-propositie.

De fout van het te hoog inschatten van de restwaarde van teruggenomen producten

Het financiële fundament van elk succesvol Product-as-a-Service model is een realistisch en accuraat restwaardemodel. De restwaarde – de waarde van een product aan het einde van een gebruikscontract – is geen passieve boekhoudkundige post; het is de actieve motor van uw winstgevendheid. Een veelgemaakte en kostbare fout is het te optimistisch inschatten van deze waarde. Factoren als technologische veroudering, veranderende marktvraag en de daadwerkelijke kosten van refurbishment kunnen de restwaarde aanzienlijk eroderen.

Een dynamische benadering van restwaardebepaling is daarom essentieel. Dit betekent dat u niet uitgaat van een vaste afschrijving, maar van een model dat rekening houdt met reële data. Dit omvat het monitoren van de degradatie van materialen via sensoren, het koppelen aan realtime prijzen op tweedehands marktplaatsen en het implementeren van ‘Design for Disassembly’-principes. Producten die ontworpen zijn om eenvoudig uit elkaar te halen en waarvan componenten gestandaardiseerd zijn, behouden aanzienlijk meer waarde. Een materialenpaspoort, zoals dat van Madaster, kan hierbij helpen door de waarde per component vast te leggen.

De kernles is duidelijk: baseer uw financiële prognoses op conservatieve, data-gedreven aannames over de restwaarde. Het is de enige manier om de TCO correct te berekenen en de financiële levensvatbaarheid van uw PaaS-model op de lange termijn te garanderen.

Wanneer stapt de bank in om uw circulaire voorraad te voorfinancieren?

Een van de grootste hordes voor bedrijven die willen overstappen op PaaS is financiering. Traditionele bankleningen zijn vaak gericht op de koper van een product, niet op de leverancier die eigenaar blijft van een grote, roulerende voorraad. Banken zijn gewend om leningen te koppelen aan een specifieke transactie met een eindgebruiker. In een PaaS-model ontbreekt deze directe koppeling, wat financiers terughoudend kan maken. De vraag is dus: wanneer wordt uw circulaire businesscase aantrekkelijk genoeg voor een bank?

De sleutel ligt in het aantonen van een voorspelbare en stabiele kasstroom, ondersteund door een robuust restwaardemodel en solide servicecontracten. Banken zoals ABN AMRO, die de transitie naar een circulaire economie actief ondersteunen, ontwikkelen specifieke financieringsoplossingen. In plaats van de aankoop te financieren, richten zij zich op het voorfinancieren van de voorraad (‘asset financing’). De bank financiert de pool van producten die u als dienst aanbiedt, waarbij de producten zelf als onderpand dienen. De voorspelbaarheid van de maandelijkse abonnementsinkomsten en de bewezen waarde van de retourstromen zijn hierbij cruciaal.

De schaalgrootte van de markt is een overtuigend argument. De Nederlandse overheid alleen al kocht in 2019 voor ruim 85 miljard euro aan producten en diensten in, en stelt steeds hogere eisen aan circulariteit. Dit creëert een enorme marktkans. Een bank stapt in wanneer u kunt bewijzen dat u niet alleen een duurzaam product heeft, maar ook een financieel duurzaam businessmodel met grip op TCO, restwaarde en operationele efficiëntie. Het is de professionaliteit van uw circulaire operatie die de deur naar financiering opent.

Elektrische bus kopen of leasen: wat is fiscaal voordeliger voor de kleine zelfstandige?

Voor de kleine zelfstandige (ZZP’er) of het MKB is de overstap naar een elektrisch bedrijfsvoertuig niet alleen een duurzame, maar ook een complexe financiële beslissing. De keuze tussen koop, financial lease en een PaaS-model (zoals operational lease) heeft aanzienlijke fiscale consequenties die de Total Cost of Ownership (TCO) sterk beïnvloeden. De Nederlandse overheid stimuleert de transitie met diverse regelingen, maar de toepasbaarheid verschilt per model.

Bij koop of financial lease wordt u economisch eigenaar, wat u recht geeft op fiscale voordelen zoals de Milieu-investeringsaftrek (MIA) en de Willekeurige afschrijving milieu-investeringen (VAMIL). De MIA kan oplopen tot 36% van de investering, wat een aanzienlijk belastingvoordeel oplevert. Bij een PaaS- of operational lease-model bent u geen eigenaar en kunt u geen aanspraak maken op deze investeringsaftrekposten. Daar staat tegenover dat de volledige maandelijkse factuur, inclusief service en onderhoud, als operationele kosten volledig aftrekbaar is van de winst. Dit zorgt voor voorspelbaarheid en ontzorging.

De keuze hangt af van uw financiële situatie en bedrijfsstrategie. Een gedetailleerde fiscale vergelijking, zoals hieronder, is cruciaal voor het maken van de juiste afweging.

Een praktijkvoorbeeld toont de kracht van flexibiliteit. Een Amsterdamse ZZP-koerier stapte over naar een pay-per-use model voor zijn elektrische bestelbus. Door enkel te betalen voor gereden kilometers (€0,45/km), bespaart hij tijdens rustige periodes tot 40% op zijn transportkosten. Voor ondernemers met seizoensgebonden of fluctuerende opdrachten kan de flexibiliteit van PaaS opwegen tegen de fiscale voordelen van koop.

Wanneer is een stoel « circulair » en waarom zijn Nederlandse ontwerpers hier koploper in?

Een product « circulair » noemen is eenvoudig, maar wat betekent het echt? Een werkelijk circulaire stoel is niet simpelweg gemaakt van gerecycled materiaal. De circulariteit zit diep verankerd in het ontwerp zelf. Het gaat om ‘Design for Disassembly’: het ontwerpen van een product zodat het aan het einde van zijn levensduur gemakkelijk en zonder waardeverlies uit elkaar gehaald kan worden. Dit betekent geen lijm, geen permanente lassen, maar modulaire componenten en gestandaardiseerde verbindingen.

Nederlandse ontwerpers, vaak opgeleid aan instituten zoals de Design Academy Eindhoven, zijn wereldwijd koplopers op dit gebied. Zij benaderen ontwerp niet als het creëren van een eindproduct, maar als het creëren van een systeem van materialen en componenten die in een continue kringloop kunnen blijven. Deze visie sluit perfect aan bij de ambitie van de Nederlandse overheid om in 2030 50% minder primaire grondstoffen te gebruiken. Tijdens de Dutch Design Week worden jaarlijks voorbeelden getoond van meubels waarbij elk onderdeel een eigen identiteit en waarde heeft, klaar voor een tweede of derde leven.

Het resultaat is een product dat niet alleen duurzaam is in gebruik, maar waarvan de waarde maximaal behouden blijft. Een stoel waarvan na 10 jaar 90% van de componenten herbruikbaar is in nieuwe producten, is de belichaming van een succesvol circulair ontwerp. Dit is de reden waarom PaaS-leveranciers zo’n belang hechten aan het ontwerp: een goed ontworpen, modulair product is de sleutel tot een winstgevend businessmodel, omdat het de restwaarde maximaliseert en de refurbishmentkosten minimaliseert.

Hoe bereidt u uw bedrijfswagenpark voor op de zero-emissie zones die in 2025 ingaan?

De introductie van zero-emissie (ZE) zones in circa 30 tot 40 Nederlandse steden vanaf 1 januari 2025 is een van de meest concrete en urgente aanjagers voor de transitie naar duurzame mobiliteit. Voor veel MKB-bedrijven is dit niet langer een verre stip op de horizon, maar een directe operationele uitdaging. Bedrijfswagens die niet emissievrij zijn, mogen deze zones simpelweg niet meer in. Het simpelweg vervangen van het gehele wagenpark door elektrische varianten is voor velen echter een te grote kapitaalinvestering.

Een gefaseerde en slimme aanpak is daarom noodzakelijk. Product-as-a-Service en Mobility-as-a-Service (MaaS) spelen hierin een cruciale rol. In plaats van te investeren in een volledig elektrisch wagenpark, kunt u een flexibele schil creëren. Behoud een kern van eigen voertuigen voor routes buiten de ZE-zones en maak gebruik van PaaS-oplossingen (zoals pay-per-use bestelbussen of elektrische bakfietsen) voor de ‘last-mile delivery’ in de binnensteden. Dit minimaliseert de initiële investering (CAPEX) en biedt de flexibiliteit om op- en af te schalen naar gelang de vraag.

Bovendien kunt u gebruikmaken van overheidsondersteuning, zoals de Subsidieregeling Emissieloze Bedrijfsauto’s (SEBA), om de eerste stap te verkleinen. Een systematische voorbereiding is de sleutel tot een soepele transitie.

De overstap naar een circulair model is geen kwestie meer van ‘of’, maar van ‘hoe’. De naderende zero-emissie zones zijn slechts één voorbeeld van de onvermijdelijke transitie. Start vandaag nog met de TCO-analyse van uw assets en bedrijfsprocessen om te bepalen waar Product-as-a-Service de meeste waarde kan toevoegen voor uw bedrijf. Het is de slimste stap naar een flexibele, duurzame en financieel gezonde toekomst.